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会议知识 | 大型会议之接机(接站)篇

 日期:2016-12-16 12:31:31 人气:153 

摘要

接机(接站)、签到报到、引导客流等这些看似细微的会务工作恰恰是参会者对大型会议体验好坏的重要性判断因素。接机(接站)是接待工作中的第一道环节,可能是跨地区的、全国性的、甚至是国际性的。爱好学习的我们,不妨花1分钟来看看接机(接站)的那些事儿。


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会务接机(接站)有两个重要特点。第一点:不同类型的会议所接待的对象(参会嘉宾)也不同,例如政务活动接待对象主要以政府领导为主,社团类的会议接机一般只针对特邀嘉宾、演讲嘉宾、领域专家、知名企业家等;第二点:接待对象(参会嘉宾)可能是来自全国各地,例如企业类的全国经销商会议、合作伙伴大会、国际性学术大会等。而像这些大型会议的举办,绝大部分主办方是要求为所有参会嘉宾进行接机(接站)安排的。因为这类型会议的接机(接站)涉及的人数多、航班多、变化多,所以主办方通常会交给第三方接待公司去承办。


因篇幅有限,本文所写内容将只针对企业类大型会议的接机服务。

我司因多次承接大型会议的服务工作,以下分享我司近期两个大型的业会议接站案例


案例一:
某医药公司全国经销商会议


关键信息:该参会人数超过3000人,参会人员分别被安排入住进广州的个酒店,由于酒店的间距比较远,统一同一个酒店再签到会比较耗时,所以会务接待人员的接待确认环节显得尤为重要:先确认参会嘉宾入住的酒店,再派专车送该参会嘉宾前往酒店签到入住。


据以上情况分析  需攻克的问题

1

如何准确无误接到每一位参会嘉宾(确认身份、酒店)。

2

如何在众嘉宾的飞机落地间隔非常短的情况下快速分流、疏通(接待布阵)。

3

如何适当地挑选不同座次的车辆,避免嘉宾等候的时间过长(节约趟书&成本)。


本案最终解决方法

1

会议前期利用会议管理系统,将所有参会嘉宾的身份信息、入住信息、航班信息导入会议管理系统,并给每位参会嘉宾发送专属二维码信息。VIP嘉宾可特殊安排。

2

对工作人员进行统一管理安排:出口举牌人员、引领人员、签到人员、车辆调度、后勤服务、应急处理,确保每个岗位能够科学管理、无缝衔接,确保不漏接、错接每个参会代表。

3

机场AB区设置临时签到处,机场工作人员用手持PDA扫描参会人员二维码,即可确认参会信息,(数据将自动汇总相对应的酒店后台)再安排相应车辆接送参会代表前往目的地。

4

通过数据核算,计算当天航班到达的高峰期和同一时段到达机场的人数,安排足够车辆第一时间进行输送。


 本案总结:(本次接机工作是有计划有策划)

找出需要解决的问题(身份确认和酒店确认);找出有可能会衔接不到环节(车辆调度和人员管理);做好应急方案(航班延误和交通堵塞)


 

案例二:
某IT公司全国合作伙伴会议


关键信息:这是一个险峻的接机(接站)任务,参会人数超过2000人,并且准备时间匆促(主办单位在开会前几天才寻求我们的专业帮助)。本案的最大难题是:一、无法提前获知全部参会人员的航班、车次信息名单,只有少部分的参会人员航班(车次)信息;二、参会代表将会乘坐各种交通工具到达广州,包括飞机、火车、动车、高铁等。


据以上情况分析  需攻克的问题

面对这种特殊会议接站,会务负责人要清楚要接什么人?什么时候接?用什么车辆去接?在这些基本信息不清楚的情况下,会务工作者只能尽可能的去搜集航班信息,尽可能把接待期间将会发生的问题考虑周全。

本案最终解决方法

1

根据到达广州交通连接外地的入口,我们安排4个接机点:白云机场、广州火车站、广州东站、广州南站。

2

  尽可能获取更多参会嘉宾准确的航班车次信息,且分析无法提供航班车次信息的参会嘉宾有可能乘坐的交通工具,并分析航班进港高峰时段,做好车辆调度准备。

3

对所有参与接机工作的人员、司机、调度都进行快速统一培训及管理,并现场彩排、走场;保证所有参会嘉宾从任何一个出口出来都能看到接站标识,并迅速找到工作人员并为其安排接机(接站)车辆。

4

由于无法获悉最后到达的航班时间,在工作人员安排上需做好合理的轮换制度,确保合理的工作强度,保证工作质量。


本案总结:本次接机是临时安排的,没有太多时间进行规划和策划,虽然整个接机最后顺利完成,但这个完全是拼人力拼体力拼运气的活。我司在会议行业有着多年的会务经验,在我们看来,是完全不建议主办单位如此匆促地去应对接机(接站)环节的,我们更多地希望能够像案例一那样有计划、有组织、有管理的去对待接机工作以及会议涉及到的其他环节,这样的会议才是参会者愿意参加的好会议。 


回形针会议咨询总结

一场活动想要顺顺利利的开展,少不了精心的策划与筹备。无论是主办单位自行策划、还是委托第三方专业策划公司进行策划,大型会议接机真是个事,必须重点对待。


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