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要开会,请试试这5条让会议高效翻天的法则

 日期:2017-2-14 人气:103 

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众所周知,开会很重要,但有时开会也很无聊。

开会的时候,我们会经常听到些什么呢?


“开始干活吧!”但结果啥也没干。

“搞定这件事!”但绝大多数工作毫无进展。

“都坐过来讨论一下吧!”但最终无论讨论了多少,还是领导说了算。

那么最后的最后,我们只能:“那么……就让我们来开会……讨论一下什么时候再开会吧……”


对于时间就是金钱的创业公司来说,这样的“无聊”还意味着巨大的浪费。想想看,每天早晨醒来就迎来了烧钱的新一天,居然还要 pay for these boring meetings!


那怎么能让开会这件事既有效又有趣呢?


项目协作平台 Teambition 的CEO齐俊元虽然号称“从不开会”,但为了用户体验,他依然认真地研究了美国国防部、谷歌、苹果和 Tesla 等等组织开会的经验,并在此为大家分享他的研究所得。


1有一个明确的议程

拉姆斯菲尔德 (美国前国防部部长):


首先要考虑的是究竟有没有必要召开会议。


假如你是一个组织的领导者,要召开会议的话,请务必明确你有一些需要交流的东西,或者有东西需要群体学习——换句话说,你需要明确的议程。


如果开会纯粹是为了传达信息,而没有太多要讨论的东西,那么也许借助备忘录或电子邮件就可以了!


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↑媒体公司Percolate的开会六准则


What you can do:

  • 构思会议目标,把开会的目的“论述”出来,而不要像以前一样只是取一个会议名称;

  • 保证每次最多10位与会者:正如 Kristin Gill 在他的《Think Like Google》里说,在 Google 施行的这条10人准则,是基于快速行动的创业公司文化的。

  • 把每个参与者可能提供的贡献与会议功能“列举”出来,而不要像以前一样,只是写上谁要开会。

  • 如果你在构思会议目标、规划参与者功能时,发现无法归纳有效的核心问题、或无法凑足有效的与会者,那么很有可能这次会议是“不值得开的”。

  • Teambiton 的“日程表”可能能在会议规划部分帮上你。


2做好准备


Elon Musk ( Tesla CEO ):

如果你要与马斯克一起开会,必须事先做好充足的准备,因为整个会议过程对于你来说就是一次艰难的考验。正如他的员工所说,“谁与 Elon Musk 刚开完会,一眼就能看出来。”Elon Musk 开会时的效率很高,讨论都直达要点,而且全部都建立在实践的基础上。”


Elon Musk 总是要求员工利用他从物理学研究中学会的一种方法,即第一原则来进行推理:你必须将食物抽丝剥茧,分解成最基本的事实,然后再进行推理,而不是进行“类比”推理。


比如说,在研究 SpaceX 时,团队试图估算首批火箭的造价时,他们只是看过了市面上所有产品的资料。而当他们不满足于这种建立在类比基础上的结果,统计出一艘火箭需要的所有组件的成本造价时,令人大吃一惊的是,SpaceX 可以只用火箭常规价格2%的造价制造出一艘火箭。


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3制作一份官方的纪要


Marissa Mayer(雅虎CEO,前谷歌副总裁):

Google的会议一大特色就是有很多的投影……一面墙上投影现在的 presentation,旁边会再有一个投影仪展示当前会议的记要——不仅要找一个专门的会议记录员,还要专门的投影实时地展示当前会议的记要,以确保参会人员能在会议上达成真正的一致——可能旁边还会有一个投影显示着一个4英尺高的在走的计时器!


Google高管们相信,通过制作一份官方的记要,可以最大程度地马上消除不准确性和不一致性。


那些没能参加会议的人会收到一份会议的记要。当有人试着回想会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作,他们可以有这样的标准官方记要参考。


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What you can do:

  • 结束会议前,总结要点,确保每个人都清楚下一步的行动及相关负责人。

  • 为避免参会人没机会讨论一些重要的事情,主持人可在会议结束前询问“还有什么事吗?”、“有哪些没有讨论到?”等问题。

  • 你也可以使用 Teambition 做会议记录:过多的会议除了会消耗团队成员大量时间外,往往也意味着管理可能出了问题。在日程表中新建一个会议日程,当会议结束后,在讨论中进行总结,方便未来在这里找到它。


4要数据,不要政治,鼓励意见表达


拉姆斯菲尔德:

鼓励别人陈述他们的观点,只要是与议题相关、言论有建设性,即便这些观点会让你感到不快,都应允许参会人畅所欲言。


最好不要说“管好你自己的事”这句话。说这句话的通常是那些不喜欢别人评论他们所作所为的人。一个壁垒森严的组织是无法从其成员的智慧中获益的。开会的时候,要努力培养一种能让与会者畅所欲言的文化,只要他们的意见中肯而有建设性即可。


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What you can do:

  • 不要说“我喜欢”,而要说“根据数据显示”……

  • 完善审批流程,设置明确的度量指标来挑选好的内容。


5把握时间很重要!


史蒂夫·乔布斯(苹果公司CEO):

Steve Jobs 和 Apple 找到了快速结束他们的会议的最有效的方法是把会议任务和决策制定给相应的责任人。


每一项任务都要指定一位直接责任人(D.R.I.):他个人将直接对此负责。这么做的好处是让那位直接责任人作出了保证完成那个项目或者任务的公开承诺,并且给了团队以清晰明确并且有条理的指导。


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What you can do:

  • 不要迟到!

  • 站着开会!

  • 如果需要,会议主持人可设置时间提醒:“现在还有60分钟”“现在还有30分钟”“现在还有10分钟”……

  • 投影屏幕上设置一个巨大倒计时器也不错。

  • 试试不要允许参会者带手机进会议室

  • 一旦发现会议是在浪费时间,果断结束会议,在大家都充分准备后再次召开会议。


以上这些会议技巧在美国国防部、Google、苹果和 Tesla 用的很好,虽然可能并不完全适用于你的公司,但这五个秘诀应该可以给你一点如何让会议不浪费时间、更加有效的良好的启示。


显然,会议是可以变得富有成果的,成功的并且愉快的。把上述一些技巧用在你的下一次会议上可能马上可以帮你提高会议效率并且提振大家的士气。


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